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公务短信及微信的拟写与使用

发布时间:2015年10月08日 06:54 | 来源:共产党员网
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  公务人员在开展公务活动时,需要经常用到公务短信及微信。正确拟写、使用公务短信及微信,既可体现一个人的思想品德、社交风度和自身形象,又可彰显其良好的作风,不可小视。

  1.公务短信的结构:由称谓、主题、正文以及结尾处的尾语、署名、日期组成。

  1)称谓要写明接收方身份 体现礼貌原则
  如果是给同事发公务短信,最好称呼具体人名,如“尊敬的×××女士/男士”,以示诚意和尊重。

  如果是给上级领导发会议通知,称谓最好表达为领导的姓氏加上他的职位,如“尊敬的李主任”。

  如果公司里恰好有两位主任都姓李,就要表达得更具体些,可以加上他所在的部门,如“尊敬的办公室李主任”。

  2)在首句中明确并归纳主题

  首句反映主题,可以帮助接收方及时高效地读取信息。如“市场部××项目讨论会通知”,然后告知会议时间和地点,如“8月5日上午9:00,701会议室”。如果主题不明确就会影响工作效率,如一条首句为“通知”的短信,对发送方来说,会给今后的查询增加难度,影响查准率;对接收方来说,必须打开短信阅读后才能知道主旨内容,很不高效。

  3)正文表述要简洁有条理

  公务短信正文要说明背景、目的和具体事项。表述上应做到以下两点:一是简洁明确。尽可能用一条短信容纳全部信息,减少短信往来次数。如果需要传递的信息有多项,宜分点阐述。内容表述不能有歧义,以免接收方按照自己的理解去办事。二是条理要清楚。例如,某单位领导发短信给他的秘书小赵:“明天上午10∶00你去车站接一下李主任,另外把去年的工作总结给我看一下。署名:陈主席。”职场新手会立马回复:“好的,我立刻去办。”有三年工作经验的小赵是这样回复的:“尊敬的陈主席,来信收到。①明天上午9:30我到车站接李主任,接到后短信通知您;②去年的工作总结我已放在您的抽屉里。最近空气潮湿,您要注意腿部保暖。署名:小赵”。

  4)结尾处按需注明尾语

  如果是一般的祝福短信,宜在结尾处注明“无须回复”或“免回”,以避免不必要的回复;如果是比较重要的事情,可在结尾处注明“收到请回复,谢谢!”以确保信息传递到位;如果隔了较长一段时间还没有收到回复,有必要打个电话确认对方是否收到信息。特殊的公务短信比如通知,应使用专用尾语“特此通知”,以示规范和严谨。

  5)结尾处必须明确署名

  公务短信较为正式和规范,结尾处必须署名。若短信末尾没有署名,接收方又没有保存过发送方的号码,他就无从得知发送方是谁,也就失去了用短信传递信息的价值。

  6)结尾处附上发信日期

  普通公务短信的末尾最好附上日期,重要公务短信的末尾一定要附上日期,以免造成误解。因为手机短信的发送存在着不确定因素,有时可能会延迟。一旦发生延迟,并且接收方又比较粗心,就有可能弄错时间,由此耽误要事。

  2.公务短信的用语:短信不同于电话,不能通过声音来传递情感,因此发送公务短信时用语务必遵守礼貌、规范、温和三项基本原则。

  1)礼貌原则

  短信的开头应先致问候,一句“您好”就能让对方倍感亲切和自然。如果是在下班时间发送公务短信,最好在开头表示歉意,说明事情紧急,希望得到对方的谅解。结尾处加上一句“谢谢”,也是有礼貌、有修养的体现。

  2)规范原则

  拟写公务短信必须做到语言规范,不能含混表达。拟写前要先弄清短信的内容是什么,不同的内容所使用的格式以及语言也不同。如果是会议通知,最好使用通知的写作格式,才会显得正式和规范。若是一般的节日祝福,可在短信开头写上“尊敬的×××”。

  3)温和原则

  短信中的每一字、每一句都要让人感觉到你面带微笑,态度温和,娓娓而谈。只有让对方感觉舒适,才有助于沟通及工作的顺利开展。

  3.公务短信的内容:使用公务短信的目的在于使公务联系变得快捷,因此公务短信的语言应简明扼要,内容应严谨规范,字数一般控制在一条短信之内,以便接收方快速读取信息。

  1)内容要与公务紧密相关

  公务短信的内容必须与公务紧密相连,尤其须注意的是,不能借公务短信发送垃圾信息或者广告。

  2)拟写要简明扼要 突出要点

  公务短信的拟写要力求务实,用最简明扼要的语言传递信息。比如,应开宗明义说明开会的时间、地点、内容以及需要携带的物品等。此外,还应突出要点,把要点放在最前面,然后再作具体说明,说明也必须与要点相关。

  3)表达切忌过于口语化 慎用网络语言

  公务短信语言表达切忌过于口语化,网络语言更应谨慎使用。比如网络语言“亲”会给人轻佻的感觉,不仅有损于单位的形象,也会影响接收方对短信的重视程度,妨碍工作的顺利开展。

  4.公务短信的发送:要注意公务短信的发送时机、发送规则,保证信息及时、完整、顺利地发出,并能得到接收方及时的反馈。

  1)最好在工作时间发送公务短信

  公务短信最好在工作时间发送,早上8:00以前、晚上10:00以后最好不要发公务短信,因为短信提醒的响声或震动声会打扰对方休息。公务短信不宜在周末发送,如果遇到紧急情况必须发短信,应先致歉,再说明缘由。

  2)妥善处理接收延迟的情况

  接收延迟问题在手机短信中较为常见,因此,如果是比较重要的事情,最好请对方回复以确认收到,或者在短信发送之后致电对方询问接收情况。

  3)知悉短信发送规则限制

  短信能否完整顺利地发出,取决于运营商有何规则限制。有时短信内容涉及一些敏感字眼,可能会被过滤或屏蔽,导致对方无法收到。另外,如果短信内容超过70个汉字,应分成两条发送,一次性提交有可能出现超过字数部分丢失的问题。

  4)使用公务短信要做到“三禁止”

  公务短信应仅限于开展公务活动,使用人员必须遵守职业道德,不能利用工作之便滥发短信。要做到“三禁止”:禁止发送与公务无关的短信;禁止群发广告或非法信息;禁止对无关人员发送信息。

  5)谨防手机短信被不法分子利用

  不法分子冒充政府、企事业单位发短信进行诈骗的现象层出不穷,因此对公务短信系统应指定专门人员负责,确保公务短信用于公务联系。各单位还应该对公务系统加大监管力度,加强对垃圾短信和虚假政务信息的过滤,发现违法苗头要及时跟踪,必要时应报案,以维护本单位的合法权益。

  (焦健 据《公务短信及微信的拟写与使用》一文编辑)

责任编辑:路平
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